Il progetto PEC si integra con SPID/CIE e diventa europeo

La PEC ha una lunga storia, in Italia. Nel 2003, quando il legislatore introdusse il concetto di innovazione tecnologica nella PA venne definita tra gli obiettivi l’estensione dell’uso della posta elettronica nell’ambito delle pubbliche amministrazioni e dei rapporti tra pubbliche amministrazioni e privati”. Ma fu solamente nel 2005 che, tramite il DPR 68/2005 viene data alla luce l’idea di PEC, un sistema che copia in tutto e per tutto il “ciclo vitale” della raccomandata con ricevuta di ritorno.

Non sarà utile entrare nel funzionamento specifico, oramai chiunque ha avuto a che fare almeno una volta con un invio o ricezione di posta elettronica, ma per sommi capi, in maniera sicura, la PEC trasmette ricevute di accettazione e consegna per ogni step del processo di trasmissione della comunicazione, dando una “prova” uguale alla cartolina di ricezione/consegna della raccomandata r.r.

Ma come facciamo ad essere sicuri del valore legale di una PEC? Basta la stampa di Outlook?

NO! Questo è uno degli aspetti più complessi e meno conosciuti. I provider di posta elettronica certificata sono obbligati per legge a mantenere il registro delle PEC ( log delle operazioni svolte ) per 30 mesi. Quindi, se chiedete al vostro fornitore di PEC di inviarvi il registro o di provare l’esistenza di una PEC dopo 4 anni dalla ricezione/invio… aspettatevi che vi rispondano picche!

Esistono i sistemi di ” archiviazione “, e nella maggior parte dei casi sono poco conosciuti. Come funzionano? I fornitori di PEC offrono caselle da 1, 2, 5GB, ma quasi sempre, oltre allo spazio per la casella, viene garantito anche uno spazio di ” archiviazione ” che non vi fà più visualizzare i messaggi direttamente nella posta in arrivo ma in una parte separata ( per l’appunto, archivio ). In questo modo, i messaggi saranno conservati a norma e mantengono validità legale. 

MA PER QUANTO DEVO CONSERVARE LE PEC?

I messaggi PEC rappresentano una corrispondenza con rilevanza giuridica dell’attività dell’impresa, pertanto devono essere conservati per 10 anni in osservanza all’art. 2220 cod. civ. Inoltre, i messaggi PEC che presentano un contenuto rilevante ai fini commerciali devono essere conservati anche per soddisfare la norma fiscale (art. 22 del d.P.R. 600/73).

Ma qui salta fuori il primo “inghippo” della situazione. Tutti i messaggi PEC, per la struttura e tipologia di comunicazione, contengono, ad ogni risposta, anche il contenuto del messaggio originale. In sostanza “impacchettano” in tutte le risposte allo stesso messaggio anche i contenuti precedenti, per fare in modo che anche un solo messaggio estrapolato dall’intera discussione, possa contenere tutta la documentazione allegata. Non sarebbe un problema se avessimo delle caselle, ad esempio, da 20/30GB.. ma purtroppo l’aumento delle interazioni obbligate con PEC ( partecipazione a gare, bandi, fatturazione elettronica, appalti.. ed in generale qualsiasi tipo di interazione con la P.A. ) farà in modo che progressivamente dovremmo abituarci ad archiviare e cancellare le comunicazioni non indispensabili.

E SE DEVO MANDARE UNA PEC AD UNA AZIENDA E NON SO QUALE E’ IL SUO INDIRIZZO?

Niente paura! Esiste un’apposito strumento, all’indirizzo

https://www.inipec.gov.it/

dove potrete, tramite i dati dell’azienda da contattare, sapere la PEC di riferimento.

LA PEC SI INTEGRA CON LO SPID E DIVENTA EUROPEA

Da qualche anno, tramite l’interessamento dell’Eidas ( organismo europeo per l’autenticazione e la firma elettronica ) è stato introdotto il regolamento europeo che ha come obiettivo la fornitura di una base normativa comunitaria ai servizi fiduciari ( come, per esempio, le PEC ) ed alle identità digitali. L’Italia, in questo caso, è leader nell’utilizzo di questa tecnologia, utilizzandola con successo già da anni. Cosa manca? l’integrazione con uno strumento che “autentichi e certifichi” l’identità del mittente. Ecco perchè si è pensato all’integrazione con SPID e CIE per garantire l’autenticità e l’origine del messaggio, e, dopo una fase sperimentale di test che è terminata in questi giorni, si sta procedendo all’aprovazione degli standard per la PEC Europea. Buone notizie dunque per chi lavora con partner al di fuori dei confini italiani, sarò possibile tra qualche mese inviare PEC con valore legale anche a loro! Quindi, la comunicazione diventerà più semplice, immediata e sarà possibile usufruire di servizi anche all’estero tramite la propria identità digitale.

Ma cosa cambia? Verrà integrata la PEC con lo SPID, quindi, nel momento in cui si accederà alla propria casella PEC, lo si dovrà fare tramite l’autenticazione a due fattori dello SPID ( quindi, tramite messaggio sullo smartphone o QR Code, ad esempio ). Dunque, diventerà un sistema ancor più sicuro, garantendo oltre la garanzia legale dell’invio certificato, anche la certezza sull’identità di chi ha inviato il messaggio.