All’interno di ogni azienda ci sono tre tipologie di dati da archiviare e conservare: i dati amministrativi, per i quali solitamente ci si serve di software gestionali; i documenti generali (tipo Office) che vengono conservati e archiviati sul server; la posta elettronica, che di fatto non è meno importante delle altre due tipologie ma alla quale non sempre viene data la giusta attenzione.

La posta elettronica, richiede un’attenta gestione e conservazione poiché su questo canale viaggiano spesso documenti importanti, ma farne un backup è molto diverso da archiviare, perciò chiediamoci: backup o archiviazione? Vediamo di seguito quali sono le differenze tra le due attività, quali sono i rispettivi campi di applicazione più appropriati e come poterli includere in una strategia di data storage in grado di garantirci che le nostre mail siano davvero al sicuro.

Nel fortunato caso in cui l’azienda sia dotata di Server di posta interno, o abbia sufficiente spazio nello storage con il fornitore di servizi e-mail, tutte le e-mail contenute nei computer sono una replica. Tuttavia, nella maggioranza dei casi, il fornitore di servizi e-mail garantisce uno spazio limitato, ed il resto dei messaggi sono conservati proprio sui computer, in balia delle rotture di dischi fissi, cryptolocker e qualsiasi altro tipo di incidente informatico molto frequente sul singolo elaboratore.

Perché è così importante essere sicuri che le nostre mail siano al sicuro?

Spesso, attraverso le email vengono veicolati contenuti importanti, anche con valore ufficiale. In caso di guasto, di attacco informatico o di cancellazione per errore, tutto quanto era all’interno dei messaggi viene perduto. Un evento del genere può costituire un danno sia per l’operatività dell’azienda, sia nel far fronte a eventuali controversie. Infatti, insieme ai messaggi, si perdono anche quei metadati che sono essenziali per effettuare procedure di ripristino e recupero dati avanzato in caso di perdita.

Nei film di “fantozziana memoria” erano presenti sulle scrivanie dei poveri dipendenti della “Megaditta”, pile e pile di carta, comunicazioni e lettere da protocollare e da archiviare nei faldoni e poi negli armadi. Ora che le comunicazioni avvengono quasi interamente per e-mail, qualcuno di noi si occupa di archiviare correttamente? O ci mettiamo nelle mani della funzione “trova” di Outlook e Thunderbird? Così, diventa importante sapere come proteggere i dati aziendali che attraversano quotidianamente il flusso di e-mail tra dipendenti, responsabili ed esterni. E pensiamo che il backup ci salvi da tutto ma…

E-mail: Ma Siamo Certi che il Backup sia un Archivio?

Attenzione, questo è il primo concetto sbagliato. Il Backup è una forma di conservazione sicura (o perlomeno, dovrebbe esserlo!) ma non è una forma di archiviazione.

Per comprendere quali siano le differenze tra backup ed archiviazione bisogna partire dallo scopo dei due processi, mentre il backup è una “foto” dei dati effettuata in un determinato istante (per l’appunto, il momento in cui viene effettuato il backup programmato, spesso ogni notte), l’archiviazione nasce con la finalità di mantenere accessibili in forma organizzata i dati e le informazioni dell’azienda per un tempo indefinito, con i dati non copiati, ma in origine.

Il backup per sua natura, invece, è una copia che prima o poi (al termine di ogni ciclo programmato di backup) viene cancellata e sovrascritta da una copia più recente. In effetti, il backup serve per ripristinare i dati in caso di perdita o sottrazione, nel più breve tempo possibile, non nasce per organizzare il flusso dei dati stessi.

E-mail: Invece l’archiviazione?

Dopo aver spiegato sinteticamente come funziona il backup, emerge la differenza tra archiviazione e backup approfondendo le caratteristiche della prima metodologia di salvaguardia dei dati. Con le tecnologie che danno la possibilità di archiviare i contenuti, dati e informazioni vengono salvati e custoditi in un luogo virtuale progettato per assicurare la loro accessibilità a tempo indeterminato, per mesi, anni, quinquenni, e oltre. L’archiviazione è dunque la scelta giusta per tutte quelle realtà che, per motivi legali, devono conservare a lungo la documentazione.