Telelavoro, smart working, lavoro agile

Come lavorare da casa senza brutte sorprese

LAVORO DA CASA

Pro e Contro

Gli avvenimenti di queste ultime settimane hanno portato una accelerazione improvvisa dei sistemi di telelavoro e “lavoro agile“, pertanto è necessario fare in modo che gli utenti possano continuare a prestare la propria opera dal domicilio, anziché dal luogo di lavoro.

Purtroppo, implementare politiche di smart working, senza uno studio preliminare ed una analisi delle criticità dal punto di vista organizzativo e tecnico, apre le porte a scenari preoccupanti per la salvaguardia dei dati aziendali.

Siamo convinti che il valore di ogni azienda risieda nelle persone e nei dati. Premesso che di questi tempi, preservare il proprio capitale umano è prioritario, dobbiamo fare attenzione a non lanciarci nel lavoro da casa senza considerare che stiamo aprendo le porte ad un potenziale disastro per i nostri dati aziendali.

Poniamo di seguito qualche esempio dato dall’esperienze di questi ultimi giorni, in cui abbiamo visto utenti perdere i dati per essersi semplicemente collegati con Teamviewer ed aver lavorato poi sul computer locale, credendo di essere sul computer del lavoro; altri che si sono accorti di aver perso dei files perché il figlio, mentre “giocava” con i video di youtube, gli ha fatto partire delle installazioni di software sul pc di lavoro, non essendosi accorto di non essere sul pc di lavoro.

 

 

Se da una parte stiamo rendendo sempre più indipendente il lavoro delle persone, rispetto all’ufficio, dall’altro aumentiamo considerevolmente (grazie all’outsourcing ed alla sempre più complicata gestione dei processi, soprattutto finanziari ed amministrativi) le catene di condivisione del dato.

Questo rende la potenziale superficie di attacco informatico sempre più estesa poiché, mentre prima poteva avvenire solo tramite mail, ora vi sono decine di piattaforme software online, sistemi di condivisione dei dati, usati nel modo più disparato ed inconsapevole (Google Drive, Dropbox ecc.), ed ora ci si mette anche l’uso sfrenato di programmi di accesso al computer da remoto “gratuiti“.

E’ importante non dimenticare che il “gratis” purtroppo non esiste nel mondo dell’Information Technology. Facciamo sempre attenzione a cosa c’è scritto nelle condizioni contrattuali, quasi sempre, per avere un servizio gratuito, stiamo dando completo accesso ai nostri dati che purtroppo, non sappiamo dove vanno a finire.

Di seguito cerchiamo di riassumere alcune indicazioni IMPRESCINDIBILI per attuare un piano di telelavoro senza brutte sorprese.

Cosa

possiamo fare?

GARANTIRE L'IDENTITA' DI CHI STA OPERANDO DA REMOTO

 Come? Cosa vuol dire? Dobbiamo essere sicuri che dall’altra parte del monitor ci sia l’utente autorizzato ad accedere a quei dati, non il figlio, il marito, il cugino o qualsiasi altro. Uno dei maggiori rischi di questa modalità di lavoro è l’utilizzo del dispositivo personale, le aziende pagano decine di migliaia di euro annuali per proteggere i propri sistemi, utilizzando antivirus avanzati, firewall, sistemi di rilevamento delle intrusioni, ma quando si fa collegare il dipendente con il proprio elaboratore di famiglia ci si fida essenzialmente delle precauzioni che prende lui stesso. Ecco perché, ancor più in questi casi, è necessario intervenire sulla formazione e sull’informazione.

QUANTO VALE IL MIO COMPUTER

Molto spesso il valore di un computer portatile è inferiore ai 1000€ ma il contenuto dello stesso è fondamentale per il prosieguo delle nostre attività personali. Usate strumenti di crittografia (esistono tool gratuiti e la maggior parte dei computer moderni dispone di questa opzione già di serie sul disco SSD) per fare in modo che anche chi dovesse venire in possesso del vostro computer non accederà mai ai vostri dati. Effettuate backup programmati ed automatizzati, NON fidatevi del “tanto mi ricordo che al venerdì attacco la chiavetta e salvo i dati“.

DARSI DELLE PRIORITA'

L’adozione di un sistema completamente conforme alla normativa, in merito al trattamento dei dati, in casi di forza maggiore va sempre considerata norma non prevalente. Questo non significa che non dobbiamo rispettare le modalità di accesso a dati particolari, ma se siamo di fronte ad una conclamata esigenza urgente, si può soprassedere.

ATTENZIONE AI SISTEMI FAI-DA-TE

Andare in ufficio con una chiavetta o un disco esterno, caricare “quello che ci serve“ su Dropbox o inviarselo sulla mail personale è estremamente pericoloso. Dobbiamo proteggere i dati dalla perdita, ma altrettanto grave potrebbe essere la perdita del controllo del documento, per di più se l’utente ne fosse ignaro. Ovvero, inviare sulla posta elettronica di casa la relazione su un nuovo progetto o su un audit in fase di definizione, significa aumentare in maniera importante la possibilità di perdere il controllo del documento stesso. La gran parte dei sistemi gratuiti hanno clausole di utilizzo che non garantiscono la riservatezza del dato, anzi guadagnano tramite la condivisione dei dati o la cessione dei dati a terzi, che ne traggono beneficio economico. Come fare? E’ davvero più semplice di quanto si pensi, la maggior parte delle aziende ha già al proprio interno gli strumenti (un server di dominio Microsoft, ad esempio, o un firewall) per poter effettuare il telelavoro “sicuro“ senza dover ricorrere a software di connessione remota.

L'IMPORTANZA DELLA FORMAZIONE/INFORMAZIONE

E’ sempre consigliato offrire ai propri collaboratori istruzioni semplici ed efficaci è la soluzione immediata. Ricordandosi di:

  1. Possibilmente non utilizzare un computer “condiviso“ in famiglia per l’accesso ai sistemi aziendali
  2. Se si dovesse usare un computer condiviso, ricordarsi di NON memorizzare mai la password di accesso al computer di ufficio e di cancellare sempre la cronologia delle attività nel browser prima di lasciare il computer. Possibilmente, nel computer “condiviso“ creare un utente per ogni membro della famiglia.
  3. Fare attenzione alla connettività: se si usa la condivisione dei dati da smartphone, verificare che nel contratto dati ci siano GB a sufficienza e monitorarne l’utilizzo.
  4. Disabilitare sul computer remoto (quello dell’ufficio) qualsiasi tipo di sospensione-stand by, ibernazione… altrimenti una volta scollegati il giorno successivo non ci si collegherà più!
  5. Cambiare la password di accesso almeno una volta alla settimana
  6. Ricordarsi che se si spinge “stampa”, purtroppo il foglio stampato esce in ufficio e non in casa! Quindi per stampare inviare il file per email o trasferirlo sul pc di casa e poi stamparlo
  7. Collegarsi solo da un pc con sistema antivirus aggiornato

Fare molta attenzione alle attività “importanti“: ovvero, lo smart working spesso porta a condividere gli spazi con bimbi piccoli, pertanto è fondamentale riservarsi alcuni momenti “ full immersion “ per le attività più impegnative che richiedono maggiore concentrazione.

Aiutaci ad aiutarti!

6 + 15 =

Sede

Via Bongiovanni 36/C 
44122 FERRARA

Orari

L-V: 9-13 14-18
S: reperibilità telefonica 09-13

Chiamaci

0532 1916101